qConocimiento

Conocimiento de gestión aplicado

5 S

Por Human Management Systems, S.A. Edición: 1

¿Qué es?

Metodología desarrollada por Toyota para conseguir, mediante un enfoque sistemático, establecer y mantener la organización, el orden, la limpieza estandarizada y la disciplina, necesario todo ello para lograr un entorno de trabajo más productivo, seguro y agradable, donde se elaboren productos y servicios de mayor calidad.

¿Para qué sirve?

  • Reducir drásticamente las ineficiencias adquiridas en la realización cotidiana del trabajo.
  • Eliminar cualquier tipo de despilfarro en términos de tiempo y espacio, adquiridos a través de hábitos inadecuados.
  • Provocar a corto y medio plazo un cambio positivo en la actitud de las personas:
    • Orgullo del lugar en el que se trabaja.
    • Estímulo a la cooperación y trabajo en equipo.
    • Aumento de las sugerencias e iniciativas de mejora.
    • Mayor compromiso y responsabilidad en las tareas.

Explicación

La técnica de las 5S toma su nombre de las palabras que designan cada etapa en japonés:

SEIRI (Organización)

El objetivo de esta fase es diferenciar los elementos necesarios (aquellos que se utilizan habitualmente) de los innecesarios (aquellos que se usan esporádicamente o nunca) en el lugar de trabajo para retirar estos últimos y evitar que supongan un obstáculo en nuestro trabajo.

SEITON (Orden)

Los elementos necesarios deben ser ordenados de manera que estén listos para ser utilizados cuando se necesiten. Las herramientas, útiles, etc. deben colocarse al alcance de la mano y deben ser fáciles de coger y devolver a su sitio.

SEISO (Limpieza)

Esta fase no consiste únicamente en limpiar la zona de trabajo (barrer y fregar) sino en identificar y eliminar las fuentes de suciedad para conseguir que el puesto de trabajo y su entorno se mantengan siempre limpios.

SHEIKETSU (Estandarizacion y control visual)

Implantar las 5S puede ser sencillo, lo difícil es mantenerlas de forma permanente. Para ello es preciso poder detectar fácil y rápidamente cualquier desviación o cambio que se produzca. Se trata de establecer mecanismos de detección de anomalías de forma que cualquiera las pueda percibir.

SHITSUKE (Hábito y disciplina)

Con objeto de evitar una vuelta a la situación anterior a la implantación de las 5S se necesita incorporar técnicas adecuadas para desarrollar la “disciplina” y generar en la empresa el “hábito” constante de organización, orden y limpieza. Sin olvidar que tanto la disciplina como el hábito deben aplicarse por directivos y trabajadores

Ejemplos prácticos

Originariamente las 5 S, nacieron como una herramienta para las zonas de producción; pero con el transcurso de los años y tras observar numerosos casos de éxito, la técnica se trasladó a otros ámbitos laborales como oficinas, hospitales, logística,...

En las siguientes imágenes se pueden observar algunas mejoras tras la aplicación de las 5 S.

Aplicaciones y soportes frecuentes

REDERAlgunas AplicacionesAlgunos Soportes Observables
RObjetivos de disminución de despilfarro y mejora del clima laboralPlan de trabajo
EIntegración de los sistemas de control visual en el Sistema de GestiónPaneles de control visual
DImplicación de las personas en el cuidado de la zona de trabajoAuditorías realizadas por el propio trabajador
EMedición del estado de áreasAuditorías internas
RRevisión y mejora de estándaresActualización de fichas de procedimientos
Desarrollo de acciones de mejoraPlanes de acción y su seguimiento

Cuestiones clave para autoevaluar El nivel 1 indica un grado de implantación o aplicación nulo o anecdótico y el 10 un grado total, sistemático y con revisiones de perfeccionamiento

¿Se ha explicado a los agentes implicados la importancia de aplicar correctamente el programa?
¿Se ofrece a los trabajadores apoyo para llevar a cabo las acciones de mejora?
¿Está planificada la progresión del programa?
¿Se actualizan y revisan las acciones llevadas a cabo?
¿Se revisa regularmente si los elementos del área de trabajo son necesarios?
¿Se cumple el lema “un sitio para cada cosa, y cada cosa en su sitio”?
¿Se ha determinado unas adecuadas gamas de limpieza?
¿Los medios visuales de control son efectivos?
¿Ha entendido el personal de la organización por qué las 5S es trabajo de todos?
¿Se genera mediante las 5S un ambiente participativo?

Información adicional del autor

Autor: Human Management Systems, S.A.Cargo:
Empresa/organización: Human Management Systems S.A.
Actividad: Consultoría de Negocio, Formación, Selección de personas para empresas e institucionesContacto: www.human.es