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Conocimiento de gestión aplicado

Plan de mejora tras auditoría de calidad

Por Ana María Tejera Ortega Edición: 1

¿Qué es?

Un plan de mejora es un conjunto de medidas de cambio que se toman en una organización para lograr una mejora en su rendimiento.

El plan de mejora se constituye, por tanto, como una herramienta para mejorar la gestión como consecuencia de la implantación del Sistema de Calidad en la organización.

¿Para qué sirve?

El plan de mejora nos ayudará a:

• Consolidar procesos que supongan una ventaja competitiva

• Proponer e implantar acciones correctoras de procesos ineficientes

• Asignar eficientemente los recursos

• Mejorar la gestión en la organización

• Apoyar la consolidación de la cultura de la calidad

• Tomar decisiones de mejora

• Controlar la correcta consecución de los objetivos perseguidos

• Identificar buenas prácticas

• Facilitar el desarrollo profesional de las personas implicadas en los proyectos de mejora

Explicación

El plan de mejora integra la decisión estratégica sobre los cambios que deben incorporarse a los diferentes procesos de la organización, para la obtención de un mejor producto o servicio.

La mejora en la gestión se ha de producir mediante la identificación de áreas de mejora, el establecimiento de objetivos de mejora relacionados con dichas áreas, la concreción en proyectos de mejora y el seguimiento y aprendizaje de los resultados obtenidos.

Una vez identificados los proyectos de mejora, es importante establecer una priorización. Para ello se puede utilizar una tabla de puntuaciones de factores (ej. dificultad, plazo, impacto, etc…) cuya suma servirá de orientación para identificar como prioritarios aquellos que tengan una mayor puntuación total.

La elaboración de dicho plan requiere el apoyo y la implicación de todos los responsables que, de alguna forma, tengan relación con la organización.

El plan de mejora se desarrolla en cuatro fases (ver imagen).

Para el correcto diseño y despliegue del plan de mejora se deben incorporar elementos como los que se relacionan a continuación:

- Descripción del proyecto.

- Objetivos del proyecto.

- El desarrollo de las actividades / tareas necesarias para alcanzar los objetivos planificados.

- La planificación temporal de las actividades/tareas de los proyectos.

- La identificación de los responsables/tareas de los proyectos.

- La identificación de los recursos económicos y humanos necesarios para llevar a cabo el proyecto.

- La planificación del seguimiento del proyecto: indicadores y responsables

El plan de mejora, es el documento con que los responsables de los proyectos de mejora desarrollarán la planificación de los mismos, incorporando también los elementos que permitirán realizar el seguimiento detallado del plan para garantizar su eficacia y eficiencia, de acuerdo con la tabla que se añade a continuación (Ejemplos imagen tabla plan de mejoras).

Ejemplos prácticos

Se pueden ver algunos ejemplos prácticos de tablas con aspectos parciales de Planes de Mejora

Aplicaciones y soportes frecuentes

REDERAlgunas AplicacionesAlgunos Soportes Observables
RIdentifica áreas de mejoraAuditoria del Sistema de Calidad de la organización
EContribuye a la mejora en la gestión de la organizaciónProyectos de mejora y objetivos estratégicos de la organización
Determina proyectos, plazos y recursosPlan de mejora
DConstituye equipos de mejoraActas de las reuniones de los equipos de mejora
Lleva a cabo proyectos de mejoraFicha de proyectos de mejora
EComprobación de resultados obtenidosInforme de consolidación de resultados
Cumple las expectativas de los distintos grupos de interésInforme de resultados de encuestas de satisfacción a los distintos grupos de interés
Refleja los resultados en la mejora de la gestiónPlan anual de gestión
RAnálisis de las metodologías desarrolladasActa de reuniones de los equipos de mejora

Cuestiones clave para autoevaluar Puedes valorar la idoneidad del plan de mejora que definas (máxima=100)

¿La determinación de las áreas de mejora se basa en un procedimiento objetivo y consistente?
¿Existe una cultura orientada hacia la mejora continua?
¿El despliegue temporal del proyecto de mejora es adecuado?
¿Existen recursos suficientes para su despliegue?
¿Las personas del equipo de trabajo ¿son las adecuadas?
¿El proyecto/s elegidos es/son prioritario/s para la organización
¿Se han tenido en cuenta las expectativas de los grupos de interés?
¿Están definidos los mecanismos de difusión de los resultados?
¿El plan está dotado de flexibilidad para adaptarse a posibles contingencias?
¿Se utilizan metodologías aprendidas en planes previos?

Información adicional del autor

Autor: Ana María Tejera OrtegaCargo: Gestora de Unidad de Evaluación de Enseñanzas e Instituciones
Empresa/organización: ANECA
Actividad: Evaluación, certificación y acreditación de enseñanzas, profesorado e instituciones de educación superiorContacto: www.aneca.es