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Conocimiento de gestión aplicado

Planes de Contingencias Operativas (prevención y corrección)

Por Esther Gutiérrez Falcón Edición: 1

¿Qué es?

Acciones previstas para aplicar en situaciones críticas que pueden poner en peligro la continuidad operativa de la organización

¿Para qué sirve?

  • Identificar y prevenir los factores de riesgo de la organización
  • Analizar el alcance y el riesgo de cada situación crítica
  • Resolver con rapidez y coordinación la crisis
  • Transmitir con serenidad la información a las partes interesadas
  • Reconducir las actividades a un estado de normalidad

Explicación

La dinámica habitual de todas las organizaciones tiene fluctuaciones tolerables por sus clientes. Sin embargo también se pueden producir situaciones críticas que pueden poner en peligro la continuidad operativa de la organización. Además estas situaciones pueden producir temor, confusión, conductas erráticas o dependientes y bloqueo en las personas afectadas, cuando en ese momento es necesario justo lo contrario, serenidad, solvencia, comunicación clara y rapidez de reacción.

Es importante, por tanto, identificar los principales factores de riesgo, aplicar medidas preventivas para evitarlos y planificar medidas correctoras si se desencadenara una situación crítica.

Los factores críticos de riesgo se pueden clasificar en cuatro grupos, según estén relacionados con:

1. RECURSOS

2. PERSONAS

3. ACTIVIDADES

4. OTROS

Por ello, periódicamente, la organización debe identificar y analizar los riesgos que más le afectan en el contexto externo e interno y determinar qué medidas debe adoptar para garantizar la continuidad de las operaciones.

Los planes de contingencias deben estar descritos con claridad y conocidos por los responsables de los procesos afectados, con el fin de que puedan reaccionar con rapidez y solvencia.

Deben incluir exclusivamente las situaciones de alto riesgo parala continuidad operativa, no pequeños problemas ni dificultades cotidianas.

Ejemplos prácticos

Aplicaciones y soportes frecuentes

REDERAlgunas AplicacionesAlgunos Soportes Observables
REstablecer criterios de tolerancia en temas críticosEstándares en procesos críticos
EPreparar acciones preventivas y correctivas (de choque) para posibles situaciones críticasPlanes de Contingencia
DComunicar Planes de ContingenciaActa de reunión
Aplicar acciones preventivasDirectrices de procesos
EValorar aplicacionesInforme de simulacro de emergencia
RAprender prácticas externas de éxitoFichas de buenas prácticas

Cuestiones clave para autoevaluar Puedes valorar la idoneidad del Plan de contingencia (máxima=50)

¿Incluye factores de riesgo para la organización?
¿Contempla la aplicación de acciones preventivas?
¿Contempla la aplicación de acciones correctoras?
¿Lo conocen los responsables afectados?
¿Se han aplicado medidas preventivas?

Información adicional del autor

Autor: Esther Gutiérrez FalcónCargo: Técnico de Calidad
Empresa/organización: UNED Barbastro
Actividad: Formación UniversitariaContacto: www.barbastro.unedaragon.org/