Conocimiento de gestión aplicado
Por José Antonio Calvo Maguregi Edición: 1
Estilo o esquema organizativo basado en la identificación, sistematización, control y gestión de procesos transversales y multi-departamentales orientados al cliente.
Un modelo de gestión basado en procesos no se improvisa de la noche a la mañana; requiere una fase previa de análisis de la situación de partida y de la puesta en marcha de un proyecto de implantación. De forma muy esquemática y resumida, se podrían establecer las siguientes fases como las imprescindibles:
1. Definición de los procesos: En esta primera fase se trata de identificar cuáles son los procesos de la organización, teniendo en cuenta las siguientes claves:
2. Búsqueda del flujo óptimo y sistematización: Una vez establecidos cuáles van a ser los procesos, habrá que entrar a detallar el contenido de cada uno de ellos. Las claves serán las siguientes:
3. Definición de los objetivos e indicadores del proceso: Si nos quedamos en lo anterior, tan sólo habremos organizado las actividades del proceso (¡que no es poco!), pero para “gestionar en base a procesos es fundamental definir los objetivos. Para ello, tengamos en cuenta lo siguiente:
4. Puesta en marcha de la gestión del proceso:
Una vez determinados los procesos, optimizados en su sistemática y secuencia de actividades y determinados los objetivos, es hora de empezar a funcionar tomando como base los procesos.
Para ello, es recomendable poner en marcha los equipos gestores de proceso (ver apartado 5), teniendo en cuenta que:
Si quiere conocer otros conceptos de gestión, puede acceder a la plataforma abierta y gratuita http://sugestion.quned.es/ que es un proyecto de Responsabilidad Social Intelectual de la Cátedra de Calidad de la Universidad Nacional de Educación a Distancia (UNED), compartido con los autores de las fichas.
REDER | Algunas Aplicaciones | Algunos Soportes Observables |
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R | Representación gráfica de los procesos de primer nivel y de los flujos de trabajo principales | Mapa de Procesos |
E | Documentos donde se explica la sistemática, protocolo o forma de proceder para realizar una actividad o una secuencia de tareas. Sirve para garantizar la sistematización homogénea del proceso | Procedimientos |
D | Tabla que recoge los Objetivos a considerar en el proceso (internos y de resultado) y los indicadores correspondientes que ayudan a su seguimiento. | Cuadro de Mando |
E | Práctica consistente en identificar las actividades críticas donde existe conexión entre dos procesos y definir y programar actividades y controles que garanticen su adecuado funcionamiento. | Gestión de Interfaces |
R | Equipo de personas de diferentes departamentos que son responsables del logro de los resultados del proceso y se constituyen en equipo para: hacer seguimiento de los objetivos, resolver ineficiencias internas y tomar decisiones que ayuden al logro de dich | Equipo Gestor |
Persona que lidera el equipo de proceso. | Coordinador del Proceso |
El Mapa de Procesos está actualizado y refleja claramente los procesos y sus interrelaciones. |
El Mapa de Procesos es coherente con la estrategia, es decir, puede desplegarse la estrategia de la organización a través de los procesos definidos y además con el mapa se pueden identificar los procesos clave. |
Se han definido, se han documentado y se encuentran actualizadas la misión del proceso, su alcance, límites, clientes, salidas, proveedores, entradas, la secuencia de actividades y sus responsables. |
Existen y se encuentran actualizadas aquellas instrucciones, procedimientos, manuales, guías o similar necesarias para explicar la manera de ejecutar actividades complejas y que permiten ejecutar el proceso de manera sistemática y repetitiva. |
Se han identificado los Grupos de Interés del proceso, sus necesidades y expectativas. Las interfaces con otros procesos y con el exterior de la organización se encuentran identificadas y actualizadas. |
Existe un cuadro de mando del proceso actualizado y adecuado para medir y controlar la eficacia y la eficiencia del proceso. |
Están claramente definidas las fórmulas de cálculo de cada indicador y existen metas asociadas a cada indicador. |
Los objetivos recogidos en el cuadro de mando están claramente definidos y vinculados con los recogidos en el PG y en el PE. |
Existe un Equipo Gestor para cada proceso, con un Propietario-Líder definido. |
Está definida y actualizada una sistemática de reuniones para seguimiento/mejora del proceso. |
![]() | Autor: José Antonio Calvo Maguregi | Cargo: Director General |
Empresa/organización: Acorde Consulting | ||
Actividad: Consultoría en Gestión para la Dirección | Contacto: www.acordeconsulting.com |