¿Qué es?

Un equipo de mejora consiste en un pequeño número de personas con habilidades complementarias que, con carácter temporal, están voluntariamente comprometidos con el propósito común de proponer mejoras en un proceso, utilizan métodos estructurados y parámetros de desempeño y son mutuamente responsables de su realización. (Adaptación det The discipline of teams. Harvard Business Review. 1993).

¿Existe un equipo solamente porque un grupo de personas trabajan juntas para conseguir algo? Hay grupos de trabajo que no son en realidad equipos (y tal vez no necesiten serlo) porque no poseen una meta común, responsabilidades compartidas o una necesidad de trabajar de un modo estructurado e integrado.

¿Para qué sirve?

• Incrementar la eficacia de los procesos de la organización
• Proponer nuevos enfoques en el afrontamiento de los problemas
• Implicación e identificación de las personas con los procesos
• Fomento de la comunicación y el conocimiento personal.
• Mayor desarrollo personal y profesional.

Explicación

Las personas que van a formar parte del equipo (entre 3 y 8 personas), deben tener alguna formación en mejora de la calidad, conocimiento del proceso a trabajar e interés en mejorarlo en equipo. Además su relación debe ser compatible y sus habilidades complementarias. A veces se incluyen clientes externos a la propia organización.

Es importante conocer cuatro aspectos que facilitan la eficacia en su constitución y dinámica de trabajo:

a.- Reglas compartidas

b.- Roles funcionales

c.- Etapas de trabajo

d.- Metodología

a.- Reglas compartidas para reducir los riesgos de ineficacia. En un equipo de mejora es preciso cuidar los mismos aspectos que en cualquier sistema de gestión de personas como sus objetivos, condiciones formales, organización, capacitación, desempeño, implicación, comunicación, reconocimiento, coordinación, etc…

Existen algunos riesgos que se pueden evitar estableciendo unas sencillas reglas de funcionamiento que deben ser compartidas y respetadas por todos.

Es importante disponer de un sistema de organización de las reuniones bien definido.

b.- Roles funcionales especiales : En un EM es necesario que sus miembros asuman algunas funciones importantes:

• Promotor/a: Es el dinamizador inicial del EM. Tiene el liderazgo necesario para que los miembros acepten forma parte del equipo. Valida la elección de tema, objetivo y recursos disponibles.
• Coordinador/a. Guía al EM hacia su objetivo. Gestiona las reuniones y los trabajos individuales, anima a participar, da ejemplo de trabajo a los demás miembros, ayuda a superar situaciones críticas e informa al promotor/a.
• Secretario/a. Convoca las reuniones. Lleva el registro de evolución y archiva los documentos del EM. Controla tiempos, plazos y los compromisos adquiridos por el EM.
• Facilitador/a. No forma parte del EM. Actúa como apoyo puntual cuando el EM necesita agilizar los procesos de análisis y decisión. Permite al EM autoevaluar su funcionamiento y mejorarlo.

Suele ser habitual que los roles funcionales sean rotatorios para que todos los miembros del equipo adquieran las habilidades grupales necesarias.

c.- Etapas de trabajo: La actividad del equipo suele desarrollarse en 9 etapas que siguen el ciclo PDCA.

1.-PROMOCIÓN: Decidir tema, objetivos y comunicación de la propuesta. Buscar miembros, Confirmación de participantes Acuerdo de condiciones de participación.

2.-CONSTITUCIÓN: Presentación, Acogida de los miembros, Nombre del equipo, Roles y tareas, Reglas, Definir objetivos. Definir conceptos clave (consenso, éxito, competencias, roles, herramientas, equipo,…)

3.-PLANIFICACIÓN: Establecer método (técnicas, capacitación), reuniones (Número previsto, periodicidad cada una o dos semanas, duración nunca más de dos horas), Dedicación individual (duración, fechas y tiempos de reunión, ), Recursos (presupuesto, instalaciones, tecnología, materiales,…), Información (registro de evolución, seguimiento, informe final).

3.-PREPARACIÓN: Concretar metodología y herramientas de trabajo, formación para la acción.

4.-DEFINICIÓN OPERATIVA DEL OBJETO DE MEJORA: Concretar las oportunidades de mejora, priorizar, definir operativamente la mejora a realizar, el objetivo (medible) a conseguir y el proceso a trabajar.

5.-RECOPILACIÓN DE INFORMACIÓN: Recoger datos y documentación. Verificar su validez y fiabilidad

6.-ANÁLISIS DE CAUSAS: identificar las causas originales o raíz, determinar su peso específico en el problema

7.-BUSQUEDA DE SOLUCIONES: Buscar soluciones, escoger acciones para mejorar, priorizar, proponer mejoras

8.-PRUEBA PILOTO: Aplicación inicial, comprobar el resultado, analizar resistencias al cambio, realizar los ajustes oportunos, recoger opiniones

9.-INTEGRACIÓN: Redefinir el proceso, abordaje de resistencias al cambio, integrar en la dinámica de trabajo,

El reconocimiento más importante para un equipo de mejora es que sus propuestas sean llevadas a la práctica (Ver gráfico adjunto)

d.- Metodología de acción y decisión: Es necesario disponer de herramientas que permitan avanzar en el proceso de mejora con fluidez y acierto. Se suelen utilizar herramientas de gestión que facilitan las distintas fases del equipo de mejora como el registro de datos, diagrama de flujo, tormenta de ideas, diagrama de causas raíz, gráfico de Pareto, etc..

El documento final, que recoge los resultados del trabajo realizado por el Equipo de Mejora, debe tener suficiente calidad como para poder difundirlo en la organización como una buena práctica. Es importante, no solo resolver los problemas, sino que cualquier persona sea capaz de utilizar la mejora seleccionada.

Si quiere conocer otros conceptos de gestión, puede acceder a la plataforma abierta y gratuita http://sugestion.quned.es/ que es un proyecto de Responsabilidad Social Intelectual de la Cátedra de Calidad de la Universidad Nacional de Educación a Distancia (UNED).

Ejemplos prácticos

A continuación, se pueden ver algunos ejemplos accesibles, a través de internet, en el momento de redacción de esta ficha (las fuentes de origen pueden permitir, cambiar o suprimir su acceso).

-Ejemplo de equipo de mejora en el instituto cardiopulmonar de Honduras, 2008

-Ejemplo de manual para grupos de mejora (ref. FFH, 2009)

-Ejemplo de errores en la gestión de reuniones de equipos de mejora (ref. UNIRIOJA)

-Ejemplo de metodología y formatos para realizar equipos de mejora (ref. Universidad Miguel Hernández)

En la imagen se puede ver un ejemplo de registro de actividades de un equipo de mejora de un centro de atención residencial a personas con discapacidad intelectual. AVANVIDA-Atalaya (Centro concertado con el Gobierno de Navarra) Título: PLAZO DE INGRESO: Acortar el tiempo de tramitación del ingreso residencial.

Aplicaciones y soportes frecuentes

Cuestiones clave para autoevaluar Puede valorar la idoneidad de su práctica (máxima = 200)

Información adicional del autor

	Autor: Victoria Alcalá Pérez-Fajardo	Cargo: Técnica de Organización y Calidad
	Empresa/organización: Ayuntamiento de TudelaBP
	Actividad: Administración Local	Contacto: www.tudela.es