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Conocimiento de gestión aplicado

Reunión: Agenda y orden del día

Por Ángel Minondo Urzainqui Edición: 1

¿Qué es?

Es un documento informativo que contiene la planificación estructurada del contexto de una reunión, de su finalidad y de los contenidos a tratar en ella.

La palabra proviene del latín “agenda”, que significa ‘cosas que se han de hacer’. También se le denomina orden del día, plan o programa de reunión

¿Para qué sirve?

La elaboración de la agenda forma parte del proceso de planificación de la reunión pero influye en todas sus etapas, ya que sirve para:

ANTES

  • Establecer el objetivo de la reunión
  • Identificar y ordenar los temas relevantes a tratar
  • Distribuir el tiempo de manera efectiva
  • Abordar los intereses de los participantes
  • Convocar a los participantes
  • Compartir la información básica del encuentro
  • Facilitar la reflexión y preparación de los temas

DURANTE

  • Guiar la dinámica de la reunión y mantenerla enfocada
  • Controlar el tiempo

DESPUÉS

  • Orientar el acta de la reunión
  • Reducir el número de reuniones

Explicación

Una reunión bien organizada necesita distribuir previamente una agenda completa, con contenidos bien redactados y con un formato adaptado a la formalidad del encuentro.

1.- CONTENIDOS

Los puntos a tratar dependen del tipo de reunión y de la temática. Sin embargo al ser un encuentro social con una finalidad de trabajo y, por tanto, existen unos puntos en común en la mayoría de reuniones. Podemos agruparlos en cinco elementos: título. Convocatoria, objetivo, cuerpo y cierre.

TÍTULO: Los documentos importantes tienen un título en la parte superior. El título debe ser simple y directo, transmitiendo que se trata de una agenda, el órgano y el motivo principal de la reunión.

ENCABEZAMIENTO O CONVOCATORIA, que señala los referentes personales y espacio temporales de la reunión (quién, donde y cuando). Suele ubicarse debajo del título. También puede incluir una breve información de contexto que puede variar según el nivel de formalidad de la organización (por qué).

OBJETIVO, que establece para qué se realiza la reunión. Los participantes deben conocer con antelación para qué van a reunirse y, por tanto, qué se espera del encuentro y de ellos mismos.

CUERPO, que incluye los contenidos a tratar para lograr el objetivo previsto, así como el tiempo, la forma y los medios para hacerlo (qué, cuanto, cómo, con qué).

CIERRE, que señala las conclusiones que se deseen enfatizar, agradecimientos y pasos posteriores (después).

La agenda debe estar orientada hacia el objetivo de la reunión e incluir los elementos que determinan cualquier actuación profesional: ,,,, quien, donde, cuando y por qué …para qué …. qué, cómo, cuanto y con qué …y después …

1.1.- QUIÉN: Personas participantes (nombre, cargo y organización, cuando existen novedades o formalidad) y roles asignados: convocante, coordinación, secretaría, etc . quién presentará cada tema e información que debe llevar leída o preparada.

El criterio para determinar quiénes deben participar es el mínimo necesario para lograr el propósito de la reunión (se habla de 5 o 6 participantes como la cifra ideal).

En cualquier caso se convoca a quienes aportan información relevante, toman decisiones y responsables de su ejecución (pueden coincidir en muchos casos).

Todos los participantes deberían ser responsables de algún punto en el que intervenir, aportar una visión especial o jugar un papel decisivo, nadie debería “estar de oyente”, con otras cosas en la cabeza, con el fin de que no se descontrole la dinámica y se pierda el tiempo.

Se puede asignar un espacio para señalar las personas convocadas que disculpan su asistencia.

1.2.- DÓNDE Y CUANDO: Lugar de celebración (edificio, sala), día, hora de inicio y finalización (por ejemplo, se puede citar a las personas 5 minutos antes de la hora en que comenzará la reunión, aclarando la hora exacta de inicio). Si es online señalar el canal, medio o herramienta.

Las reuniones en línea deben incluir un aviso para iniciar la sesión unos minutos antes y cómo probar los sistemas de conexión.

1.3.- PARA QUÉ: Propósito o finalidad de la reunión, el cual debe tener un componente activo. Redactar con claridad el propósito concreto, medible y alcanzable de la reunión. Si es posible, citar el soporte relacionado con el resultado final.

Esto se puede redactar mediante una breve presentación de la reunión, cuando esta es más formal, o una frase directa si es menos formal.

1.4.- QUÉ: Temas a tratar (pocos, detallados, agrupados por afinidad, redactados con verbos activos y resúmenes de oraciones para que los participantes sepan que tienen que hacer (no con palabras simples ni abreviaturas).

Aunque el coordinador/a es el responsable de organizar la reunión, si consulta previamente a los participantes sobre los temas y el tiempo necesario, estarán más interesados y preparados (por ejemplo, lista abierta que modulan los participantes en función de la importancia y la urgencia de las soluciones). Si, al final, se decide no incluir un tema propuesto por un participante, ofrecerle la explicación oportuna.

Es preferible diseñar una reunión corta con pocos temas que intentar sobrecargar el encuentro.

Se sugiere ordenarlos de mayor a menor importancia y/o urgencia poniendo, entre estos, los menos difíciles al comienzo y los más complejos en medio (comienza con éxito y si finaliza el tiempo global, se han tratado los importantes).

Se sugiere que predominen los temas que impactan en todo el equipo, con el fin de fomentar su compromiso e implicación.

Cuando proceda, se pueden considerar algunos aspectos protocolarios, como por ejemplo:

a) Si se necesita una explicación preliminar se puede iniciar con un punto denominado “comentario de los puntos del orden del día”.

b) Añadir “revisión y aprobación del acta de la reunión anterior”, si es preciso.

No deberían adoptarse acuerdos sobre asuntos que no forman parte del orden del día, ya que pueden requerir un análisis previo o la presencia de otras personas. Sí se pueden comentar cuestiones menores que no necesiten estudios o acuerdos, pero que es conveniente compartir con los participantes a fin de conocer su opinión.

1.5.- CUANTO: Duración estimada (….. y tiempo máximo asignado para tratar cada tema, cuando existan actividades configuradas bajo una dinámica controlada; en actividades con metodología dinámica flexible no se puede definir, por el alto riesgo de incumplimiento). En estas bastaría con determinar la estimación global para ese día.

En general, calcular el tiempo para cada tema obliga a que los participantes adapten sus comentarios para que encajen en el tiempo previsto.

1.6.- CON QUÉ: Documentación con la que se va a operar o que precisan haber visto los participantes.

1.7.- COMO: Cada uno de los temas de la agenda deben abordarse de una determinada forma. El método de trabajo que está en función del tipo de tema y del objetivo a conseguir. Clarificar las expectativas sobre la forma de trabajar en equipo, facilita la dinámica del equipo y evita que cada participante lleve a cabo un abordaje diferente del tema.

Señalar que deben hacer los participantes antes de la reunión para que sea productiva.

1.8.- DESPUÉS: de nuevo se pueden considerar si es preciso incluir algunos aspectos protocolarios, como por ejemplo:

a) En ocasiones es necesario señalar cuando se va a realizar la “siguiente reunión”.

b) Poner “ruegos y preguntas” al final, con el fin de solicitar aclaraciones, realizar comentarios, sugerir otros temas para futuras reuniones o realizar agradecimientos especiales.

c) A veces es importante explicitar “conclusiones” o “próximos pasos”

Organizar una reunión supone evitar la improvisación de los puntos anteriores, salvo situaciones de urgencia.

2.- FORMATO

El formato de agendas puede ir de simple a complejo, en función de la formalidad y duración del encuentro. Se puede usar una plantilla tipo en sucesivas reuniones.

Suele ser útil dejar espacio en torno a los temas para que los participantes puedan tomar notas.

El uso de herramientas virtuales de gestión de agendas facilita la confirmación de la asistencia y la aceptación de la agenda. Muchos procesadores de texto, como Microsoft Office, Pages para Mac, etc., cuentan con plantillas prediseñadas para una variedad de documentos personales y profesionales que pueden incluir agendas para reuniones. También hay plantillas gratuitas en Internet, como se puede apreciar en los ejemplos.

3.- DISTRIBUCIÓN

Editar y enviar una agenda a los invitados con anticipación a la reunión (al menos con 7 días) Remitir la agenda a través de recordatorio de encuentros, correo electrónico, calendario virtual o circular, en función de su formalidad.

Se debe acompañar de los documentos, instrucciones o información que precisen revisar los participantes antes de la reunión, para no perder el tiempo leyéndolo una vez comenzada la reunión. Algunos quizá necesiten preparar su participación.

Es aconsejable llevar varias copias adicionales de la agenda a la reunión por si alguien olvida la suya.

Ejemplos prácticos

Se pueden ver algunos ejemplos accesibles, a través de Internet, en el momento de redacción de esta ficha (las fuentes de origen pueden permitir, modificar o suprimir su acceso).

-Ejemplos de órdenes del día publicados para las reuniones de comisión del parlamento europeo, que se celebran al menos una vez al mes. En ellas, las comisiones examinan, debaten y votan proyectos de documentos legislativos y enmiendas; también suelen intercambiar puntos de vista con expertos.

(Referencia PARLAMENTO EUROPEO: COMISIONES)

http://www.europarl.europa.eu/committees/es/draft-agendas.html

-Modelo de plantilla de orden del día de reunión con tema – preparación – proceso trabajo

(Referencia SPACES ON)

http://blog.spaces-on.com/wp-content/uploads/2016/01/Orden-del-d%C3%ADa.pdf

-Diferentes modelos de orden del día de reuniones

(Referencia TWIHOT)

http://www.twihot.com/perfect-template-samples-of-agenda-for-company-school-and-family/effective-agenda-template-sample-with-meeting-title-and-additional-instructions/

-Varios modelos clásicos de plantillas de agenda para Word

(Referencia MICROSOFT)

https://templates.office.com/es-es/Orden-del-d%C3%ADa-para-reuniones-cl%C3%A1sico-TM00002078

-AGREEDO es un programador de reuniones que contempla actas de reunión, gestión de invitados, modos de colaboración y agenda compartida con opciones de edición para los usuarios, organización de temáticas, asignación de tareas, análisis de resultados y cuentas regresivas.

https://www.agreedo.com/es/index.html

-BOARD PACKS es una herramienta con orden del día interactivo, lo que significa que los documentos, enlaces, decisiones y la integración de terceros se enlazan desde los puntos del orden del día en lugar de tener que desplazarse por un PDF. Las actas, las acciones y los controles de riesgos están disponibles desde la pantalla del orden del día para encontrar fácilmente lo que se acordó en la última reunión y quién estaba a cargo de procesar dichos puntos.

http://boardpacks.com/es

-EVERMEETING es una aplicación que reúne opciones para las reuniones del día a día, gratuita y permite la colaboración con otras personas. Se divide en dos secciones, eventos e ideas. En eventos puedes sincronizar tu calendario y generar reuniones, agregando orden del día para dar una información de que tratará la reunión, agregar tareas, comentarios, enlaces, etiquetas y grabar audio de las reuniones que automáticamente se sincroniza en la nube. En ideas podemos agregar ideas que se nos vayan ocurriendo, con comentarios y enlaces en una misma visualización de historial.

http://evermeeting.com/

Aplicaciones y soportes frecuentes

REDERAlgunas AplicacionesAlgunos Soportes Observables
RMedición de eficacia de reuniónCuadro de indicadores de eficacia de agenda y reuniones
EUbicar la fechaCalendario para reunión
Elegir los participantesLista de participantes, cargos y direcciones
Agrupar y ordenas el orden del díaLista de temas potenciales
Asignar método a cada tema que procedaLista de métodos de trabajo
Sección inicial de la agendaConvocatoria
Borrador del orden del díaOrden del día provisional
DEdición final del orden del díaOrden del día definitivo
Recordatorio a participantesTexto de aviso
EComprobación previa a envío de agendaLista de chequeo de idoneidad de agenda
RMejora de agendaFormato mejorado de agenda

Cuestiones clave para autoevaluar Puede realizar un auto chequeo de la agenda que haya editado. Máximo 100 pùntos.

¿Tiene un título simple y directo, transmitiendo que es una agenda, el motivo principal de la reunión y el órgano (cuando proceda)?
¿Contiene las personas participantes y roles asignados, quién presenta cada tema e información que debe llevar leída o preparada?
¿Incluye el lugar físico o herramienta virtual para su celebración, día y hora de inicio?
¿Está claro el propósito u objetivo concreto, medible y alcanzable de la reunión?
¿Está definida la duración estimada de la reunión?
¿Se cita la documentación con la que se va a operar?
¿Está definido el método de trabajo que se va a emplear para tratar los temas?
¿El formato de agenda está adaptado a la formalidad y duración de la reunión?
¿Se envía la agenda a los invitados con suficiente anticipación a la reunión?
¿Se envían, con suficiente antelación, los documentos, instrucciones o información que precisen revisar los participantes antes de la reunión?

Información adicional del autor

Autor: Ángel Minondo UrzainquiCargo: Subdirector técnico Cátedra de Calidad de la UNED "Ciudad de Tudela"
Empresa/organización: UNED Tudela
Actividad: Formación UniversitariaContacto: www.unedtudela.es